Т-SOFT: Центр поддержки продуктов 1С
1C@8buh.ru Работаем по Москва, Санкт-Петербург, Иваново др. регионы РФ

Как в программе «1С:ЗУП 8» настроить учет отпусков, дополнительный отпуск, настроить приказ на компенсацию отпуска, отпуск для должности.

Наступающее лето — традиционная пора отпусков, когда забот у бухгалтера становится существенно больше. Важно правильно вести учет использованных и неиспользованных дней отпуска сотрудников, рассчитывать, сколько еще дней осталось. Более того, выплата отпускных должна состояться не позднее чем за 3 дня до отпуска, что так же накладывает требования к оперативности расчета отпусков. В данной статье мы расскажем, как произвести настройку этих операций в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» самостоятельно. В соответствии с ТК РФ, каждый работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, который может быть разделен на части по договоренности с администрацией. Его общая минимальная продолжительность определена в статье 115 кодекса и должна составлять не менее 28 календарных дней. В соответствии со статьей 116 Трудового кодекса, некоторые категории работников имеют право на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен быть предоставлен следующим категориям сотрудников:

Здесь мы рассмотрим, как в «1С: Зарплата и управление персоналом 8» можно легко настроить учет использованных сотрудниками дней отпусков, а также расчет остатка не использованных дней отпуска в разрезе рабочих лет.

Для планирования графика отпусков, а также для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск, расчетчику нужно знать количество календарных дней отпуска по каждому сотруднику. Информация в данной статье актуальна для

, но может применяться и в других релизах 1С:ЗУП, с учетом возможных особенностей интерфейса.

Важно отметить что большинство настроек, приведенных в этой статье лучше доверить программисту 1С, т.к. при их установке необходимо учесть множество зависимостей, возникающих при расчете среднего, влияющих в дальнейшем на отпуска, больничные, и иные выплаты, так же могут быть последствия для расчета НДФЛ. Поэтому, если рядом с вами есть программист лучше поручить эту задачу ему, в любом случае далее мы опишем как решить эту задачу руками обычного квалифицированного пользователя 1С, но не забывайте делать архивы базы при любых изменениях. Будьте аккуратны.

Важно помнить что лучшей практикой является работа на копии рабочей БД «1С:ЗУП 8», т.к. в этом случае все ошибки исправляются простым копированием рабочей базы поверх испорченной копии.

Теперь, давайте поэтапно пройдемся интерфейсу конфигурации 1С:ЗУП.

Базовая настройка состоит из следующих этапов: Подробнее об этапах учета отпусков:

Настройка порядка списания использованных дней отпуска

Списание фактического отпуска (уменьшение остатка количества неиспользованных дней отпуска) в программе может происходить при проведении либо кадровых приказов на отпуск, либо документов по расчету отпусков и компенсаций. Порядок списания определяется во вкладке «Параметры учета» меню «Сервис».
Обратите внимание: в отношении текущего отпуска, предоставленного работнику в обычном порядке, есть возможность выбрать вид документа, который будет являться основанием для списания количества использованных дней отпуска. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск такой выбор невозможен. Основанием для списания в этом случае являются исключительно расчетные документы.
Формирование перечня видов отпусков. Все виды используемых в компании ежегодных отпусков необходимо объявить в справочнике «Виды ежегодных отпусков». Для этого последовательно нужно выполнить ряд операций во вкладке «Виды ежегодных отпусков» меню «Предприятие» (см. рис. 2), но прежде чем это делать не забудьте создать архив вашей БД, это очень ответственный шаг и его пропускать крайне не рекомендуется.
  1. Добавить новый вид ежегодного отпуска
  2. укажите единицу измерения продолжительности отпуска: рабочие или календарные дни

Если в вашей организации для большинства сотрудников продолжительность отпуска одинакова, рекомендуется установить галочку в графе «Предоставить отпуск всем сотрудникам», указать количество дней отпуска, на которые все работники имеют право в течение года, далее сохранить.

Настраиваем виды начислений для расчета отпускных

Для расчета отпускных используются виды начислений из списка «Основные начисления организации».
Список открывается из пункта «Настройка расчета зарплаты» меню «Предприятие».
Далее создаем и настраиваем виды начислений для каждого вида отпуска.
Вид рассчета «Оплата отпуска по календарным дням», используемый для расчета отпускных при предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска, обычно уже преднастроен в программе и не требует дополнительных корректировок.
Остается ввести и настроить виды начислений, включаемых в базу для дополнительных видов отпуска. Каждому варианту расчета отпускных должен соответствовать определенный вид отпуска.
Здесь важно учесть, что программисты ранее могли настроить часть видов расчета в конфигураторе и прописать расчет в программе, тогда самостоятельно до конца настроить базу для такого начисления может не удастся и придется обратиться к программистам.
Для того чтобы установить это соответствие, необходимо в меню «Предприятие» выбрать вкладку «Настройка расчета зарплаты». Далее следует перейти к перечню «Основные начисления организации». В этом перечне нужно установить вариант расчета отпускных.
Важно, если вы не знаете точно для чего именно вы это хотите сделать - не меняйте вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням». В закладке «Время», по умолчанию, устанавливаем для всех видов отпусков вид времени «Неотработанные полные смены, а также командировки».

Виды начислений для расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

Варианты расчета компенсации за неиспользованный отпуск устанавливаются в перечне «Дополнительные начисления организации». Для них в разделе «Компенсации ежегодных отпусков» на закладке «Использование» нужно отметить, что этот вид расчета является компенсацией неиспользованного отпуска, это может существенно повлиять как на дальнейший расчет НДФЛ, так и среднего заработка.
Далее указываем вид ежегодного отпуска, неиспользованный остаток которого компенсируем данным видом расчета.
Бывает и так что в организации, на некоторых должностях (разные условия труда), предоставляются дополнительные отпуска. В таких случаях необходимо зарегистрировать права на предоставление отпуска для определенной должности

Такая настройка должности необходима, если все сотрудники, занимающие данную должность (в случае если одна и та же должность может подразумевать разные условия труда имеет смысл разделить их в штатном расписании), имеют право на одинаковое количество дней дополнительного отпуска определенного вида. Например, все бухгалтера организации имеют право на дополнительный отпуск за ненормированных рабочий день, а машинисты тепловозов — за вредные условия труда. В этом случае бухгалтер должен настроить следующие пункты:

  1. Найти нужную должность и открыть должность для изменения (Интерфейс «Кадровый учет организаций». Меню «Предприятие»/ «Должности»)
  2. Перейти во вкладку «Ежегодные отпуска»
  3. Добавить виды отпусков, положенные на этой должности (INS или правая кнопка мыши на поле + добавить)
  4. Указать количество дополнительных дней отпуска, на которые все работники этой должности имеют право в течение года
  5. Сохранить.
начисление отпуска 1С:ЗУП 8

Важно не забывать о новых требованиях в учете отпусков, в части формирования резервов на оплату отпусков и оценочных обязательств

Уже более трёх лет действует Положение по бухгалтерскому учёту «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (ПБУ 8/2010) (утв. приказом Минфина России от 13.12.10 № 167н). Организация обязана формировать резервы на оплату отпусков в случае одновременного соблюдения следующих условий:

  1. Наличия обязанности у организации, явившейся следствием прошлых событий её хозяйственной жизни, исполнения которой она не может избежать
  2. Уменьшение экономических выгод организации, необходимое для исполнения оценочного обязательства, вероятно
  3. Величина оценочного обязательства может быть обоснованно оценена,организациям согласно пункту 5 ПБУ 8/2010 надлежит признавать в бухгалтерском учёте оценочное обязательство. В случае когда у организации возникают сомнения в наличии указанной обязанности, она признаёт оценочное обязательство, если в результате анализа всех обстоятельств и условий, включая мнения экспертов, более вероятно, чем нет, что обязанность существует. Величина же оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов её хозяйственной жизни, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также (при необходимости) мнений экспертов

Так что теперь для многих организаций появилась необходимость вести учет оценочных обязательств по оплате отпусковв ЗУП 2.5.

Для формирования оценочных обязательств